Audit softwarových licencí – Na co si dát pozor a jak předejít problémům

Používání nelegálního nebo špatně zdokumentovaného softwaru může pro firmu, školu nebo organizaci znamenat vážná právní a finanční rizika. Mnohé firmy netuší, že některé jejich licence nejsou úplně v pořádku – až do momentu, kdy dostanou výzvu na softwarový audit.

V tomto článku se dozvíte:

• co je audit softwarových licencí,

• jak probíhá kontrola a kdo ji provádí,

• na co si dát pozor ještě před auditem,

• a jak připravit firmu tak, abyste prošli bez stresu a sankcí.

✅ Co je audit softwarových licencí?

Softwarový audit je proces, při kterém se ověřuje, zda používaný software ve firmě nebo instituci:

• má platnou a legální licenci,

• je nainstalován v souladu s licenčními podmínkami,

• je správně zdokumentován a evidován.

Audit může provést:

• výrobce softwaru (např. Microsoft),

• sdružení BSA – The Software Alliance,

• interní IT tým nebo externí konzultant na základě rozhodnutí vedení firmy.

⚠️ Kdy hrozí audit?

Audit může nastat kdykoli, ale nejčastěji:

• 🕵️‍♂️ při náhodné kontrole od BSA nebo Microsoftu,

• 📉 když firma roste nebo mění licenční model (např. z OEM na Volume),

• 📥 po nákupu softwaru z pochybných zdrojů.

💡 Důležité: Co se při auditu kontroluje?

1. Seznam veškerého nainstalovaného softwaru

2. Typy licencí (OEM, Retail, Volume, předplatné, druhotné)

3. Faktury a licenční prohlášení

4. Počet licencí vs. počet instalací

5. Kompatibilita s licenčními podmínkami (např. Office Home v komerčním prostředí = porušení)

📌 I malá nesrovnalost může být považována za porušení licence.

❌ Nejčastější chyby, které odhalí audit softwarových licencí

1. ❌ Chybějící nebo neplatné faktury

• Software je nainstalován, ale chybí důkaz o koupi.

• Generické licence bez prokazatelného původu.

2. ❌ Používání domácích edic ve firmě

• Office Home & Student v kanceláři = porušení licence.

3. ❌ Nepřenosná OEM licence na novém zařízení

• OEM licence je vázána na původní hardware – nelze ji přenést.

4. ❌ Více instalací než zakoupených licencí

• Např. jedna licence Office nainstalovaná na 3 PC.

5. ❌ Špatný výběr dodavatele

• Nákup od pochybných e-shopů bez dokumentace nebo podpory.

🧾 Jak připravit firmu na audit?

1. Zmapujte aktuální stav

Vytvořte softwarový registr, který bude obsahovat:

• názvy a verze softwaru,

• typ licence (OEM, Retail, Volume, druhotná),

• datum nákupu,

• fakturu nebo jiný doklad.

2. Ověřte počet a typ licencí

• Máte nainstalovaný Office 2019 na 10 PC, ale jen 5 licencí? ➡️ problém.

3. Zkontrolujte dokumentaci

Zajistěte, že k každé licenci máte:

• fakturu,

• licenční prohlášení (u druhotných licencí),

• sériové číslo nebo aktivaci vázanou na účet.

4. Zvolte správné licence pro dané použití

• Retail a Volume licence jsou přenosné – vhodné pro firmy.

• OEM licence nejsou přenosné – vhodné jen pro nová zařízení.

• Office Home & Business je vhodný pro komerční použití, Home & Student nikoli.

♻️ Mohou být druhotné licence auditovány?

Ano – a jsou plně legální v EU, pokud splňují tyto podmínky:

• byly zakoupeny v rámci EHP (Evropského hospodářského prostoru),

• jsou řádně deaktivovány u předchozího vlastníka,

• dodavatel poskytl fakturu a prohlášení o původu.

📌 Rozsudek Soudního dvora EU (C-128/11) potvrzuje, že prodej a použití použitých licencí je legální.

💡 Druhotné licence jsou často auditovány bez problémů – pokud máte veškeré dokumenty v pořádku.

🛡️ Jak probíhá samotný audit?

1. Výzva od výrobce softwaru nebo BSA

2. Žádost o poskytnutí seznamu softwaru a dokladů

3. Analýza shody – počet licencí vs. instalace

4. Vyhodnocení a případná doporučení nebo sankce

➡️ Při zjištění porušení může dojít k:

• finanční pokutě (často násobně vyšší než hodnota softwaru),

• požadavku na odstranění nelegálních instalací,

• poškození reputace firmy.

💰 Co může firma získat správným licencováním?

• ✅ Klid při auditu – vše je zdokladováno a prokazatelné.

• ✅ Efektivitu správy softwaru – přehled, aktualizace, jednodušší řešení problémů.

• ✅ Možnost využití výhodných nabídek – např. druhotné nebo objemové licence.

• ✅ Snížení rizika porušení GDPR – zejména pokud jsou licence spojeny s bezpečnostními prvky.

🧠 Tip: Preventivní audit = méně stresu

Doporučujeme provádět interní audit softwarových licencí jednou ročně, ideálně:

• před velkými změnami ve firmě (např. migrace do cloudu),

• při výměně zařízení,

• při stěhování nebo reorganizaci IT oddělení.

💬 Příklady z praxe

🔹 Firma A byla upozorněna BSA na možné porušení. Po kontrole se ukázalo, že používala 7 nelegálních instalací Office. Pokuta: 68 040 Kč + nutnost dokoupit 7 licencí.

🔹 IT správce na SŠ zjistil při interním auditu, že 15 počítačů používá OEM Windows z předchozího hardwaru. Řešení: výhodný nákup druhotných Windows 10 Pro licencí – legálně a auditovatelné.

🔹 Účetní firma C měla zmatek v licenčních typech (mix Home & Business, OEM, Volume). Přešla na jednotný systém s Office 2021 Pro Plus (druhotně). Výsledek: 50% úspora a pořádek v evidenci.

✅ Shrnutí: Jak projít auditem bez stresu

✔️ Evidujte všechny licence s doklady✔️ Ověřte si legalitu a typ každého softwaru✔️ Zvolte správné licence (Retail, Volume, případně druhotné)✔️ Vyhněte se pochybným dodavatelům✔️ Pravidelně si dělejte interní audit✔️ Při pochybnostech kontaktujte odborníka

❓ Potřebujete poradit s výběrem softwaru nebo máte dotazy ohledně aktivace?
Kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme.

👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.

📚 Související články

• Jak efektivně spravovat softwarové licence na více počítačích
• Bezpečná správa softwarových licencí – jak zabránit nelegálnímu používání ve firmě nebo škole
• Automatizace správy softwaru – nástroje, které usnadní práci IT správci

🔎 Mohlo by vás také zajímat

• Office 2016 Home & Business – instalace a aktivace krok za krokem
• Windows 11 vs. Windows 10 – přehledný srovnávací průvodce s výhodami a nevýhodami
• Nákup softwaru přes odborníka – proč se to firmám i školám vyplatí