Jak efektivně spravovat softwarové licence na více počítačích

Pokud máte ve firmě nebo organizaci víc než jen několik počítačů, otázka správy softwarových licencí se stává klíčovým IT procesem. Bez dobře nastaveného systému riskujete neefektivitu, chyby při instalacích, problémy při auditu a v nejhorším případě i finanční sankce za nelegální používání softwaru.

V tomto článku se podíváme na:

• proč je centrální správa licencí důležitá,

• jak efektivně evidovat a přiřazovat licence,

• jaké nástroje a postupy využít ke zjednodušení celého procesu,

• a jak to celé udělat legálně, efektivně a udržitelně.

✅ Proč je správa licencí napříč více počítači klíčová?

Pokud v malé firmě s pěti počítači ještě jakž takž zvládnete evidenci „v hlavě“ nebo v excelové tabulce, při větším počtu zařízení (10, 20, 50, 100+) se to bez systému rozpadne.

Problémy, které se běžně objevují:

• ❌ více instalací na jednu licenci (porušení podmínek),

• ❌ chybějící nebo duplicitní licence,

• ❌ nelegální nebo neauditovatelný software,

• ❌ nedostupné licence pro nová zařízení,

• ❌ špatná evidence = chaos při auditu.

💡 Správně nastavený licenční management = úspora peněz, času a nervů.

🗂️ Jak nastavit správu licencí ve firmě krok za krokem

1. Vytvořte licenční registr

Nejdůležitější základ – přehled o tom, co máte.

Co by měl obsahovat:

• název softwaru (např. Office 2021 Pro Plus),

• typ licence (OEM, Retail, Volume, předplatné, druhotná),

• počet licencí,

• datum nákupu,

• sériová čísla nebo aktivační údaje,

• přiřazení ke konkrétnímu zařízení nebo uživateli,

• faktury a licenční prohlášení.

📌 Klíčová slova: licenční registr, evidence softwaru, firemní licence Office a Windows

2. Rozlišujte typy licencí a jejich použití

Každý typ licence má svá pravidla. Jejich nesprávné použití = riziko při auditu.

💡 Pokud máte více počítačů, Volume nebo druhotné Retail licence jsou nejpraktičtější.

3. Přiřazujte licence k zařízením/uživatelům

Každá licence by měla mít jasného „majitele“:

• buď konkrétní zařízení (např. stolní PC č. 7),

• nebo uživatele (např. „jan.kovac@firma.cz“).

Tímto způsobem:

• rychle identifikujete, komu patří která licence,

• snižujete riziko, že někdo používá software bez licence,

• máte základ připravený pro audit.

4. Používejte nástroje pro centrální správu

Bez softwarového nástroje to ve větší firmě nejde. Tyto nástroje vám umožní:

• zobrazit všechny nainstalované aplikace,

• sledovat, kolik zařízení používá konkrétní licenci,

• spravovat aktualizace a vzdálené instalace.

Nejlepší nástroje:

🔹 Microsoft Intune (Endpoint Manager)

• správa Windows, macOS, iOS, Android

• nasazování softwaru, kontrola licencí

• integrace s Microsoft 365

🔹 ESET PROTECT Cloud

• antivirus + inventarizace softwaru

• centrální správa všech zařízení

• ideální pro školy, neziskovky a menší firmy

🔹 PDQ Deploy + PDQ Inventory

• vhodné pro správu softwaru ve Windows prostředí

• možnost hromadných instalací

• přehledná databáze softwaru na každém PC

🔹 ManageEngine Endpoint Central

• komplexní řešení pro velké sítě

• patch management, deployment, kontrola licencí

📌 Klíčová slova: centrální správa softwaru, automatizace správy licencí, software pro IT správce

5. Pravidelně provádějte interní audit

Jednou za 6 až 12 měsíců si vyhraďte čas na kontrolu softwarové shody:

• Shoduje se počet licencí s počtem instalací?

• Máte všechny doklady?

• Jsou všechny používané verze aktuální a bezpečné?

• Nepřekročili jste počet povolených aktivací?

✅ Interní audit je nejlepší způsob, jak se vyhnout problémům při oficiálním auditu od Microsoftu, BSA nebo jiných subjektů.

6. Zvažte druhotné licence pro úsporu

Pokud potřebujete legalizovat nebo aktualizovat větší počet zařízení, druhotné (použité) licence jsou výhodnou možností:

• ✅ Plně legální podle rozhodnutí Soudního dvora EU (C-128/11),

• ✅ Nižší cena (úspora až 70 % oproti novým),

• ✅ Plná funkčnost jako u nových licencí,

• ✅ Možnost správy přes Volume řešení.

📌 Pozor: Druhotná licence musí být dodána s fakturou a licenčním prohlášením o původu.

❌ Nejčastější chyby při správě licencí ve firmách

1. ❌ Chybějící nebo neaktuální licenční registr

2. ❌ Instalace OEM licence na nové zařízení

3. ❌ Sdílení jedné Retail licence na více PC

4. ❌ Nákup generických kódů z pochybných e-shopů

5. ❌ Používání domácích edic ve firemním prostředí (např. Office Home & Student)

💬 Příklady z praxe

🔹 Firma A měla 40 PC, ale jen 25 zakoupených Office licencí. Po interním auditu přešla na Office 2021 Pro Plus (druhotně) s dokumentací a ušetřila více než 60 %.

🔹 Škola B spravuje 80 počítačů pomocí ESET PROTECT Cloud, kde má pod dohledem antivirus i softwarový inventář.

🔹 Účetní společnost C zavedla Google Tabulku jako registr a později přešla na Microsoft Intune pro lepší správu softwaru, aktivací a aktualizací.

🔚 Závěr: Správa licencí napříč více počítači není složitá – pokud máte systém

Správná správa licencí vám přinese:

• legální softwarové prostředí bez rizika sankcí,

• přehled a kontrolu nad IT vybavením firmy,

• úsporu nákladů při výběru správného typu licence,

• jednodušší audit, který zvládnete bez stresu.

❓ Potřebujete poradit s výběrem softwaru nebo máte otázky ohledně aktivace?
Kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme.

👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.

📚 Související články

• Bezpečná správa softwarových licencí – jak zabránit nelegálnímu používání ve firmě nebo škole
• Licenční management – jak správně evidovat a kontrolovat software ve firmě
• Audit softwarových licencí – na co si dát pozor a jak předejít problémům

🔎 Mohlo by vás také zajímat

• Microsoft 365 vs. Office 2024 – srovnání funkcí, cen a co se více vyplatí
• Smluvní vzory pro B2B prodej softwaru – co doporučujeme a na co si dát pozor
• Zkušenosti našich zákazníků se softwarem – proč nám důvěřují i po letech