Barion Pixel Office 2024 Standard
Zákaznická podpora:info@softabe.cz
    Domů / Softwarová poradna / Pro firmy a školy / Správa více licencí / Licenční management – Jak správně evidovat a kontrolovat software ve firmě

    Licenční management – Jak správně evidovat a kontrolovat software ve firmě

    Správa firemních softwarových licencí se může zdát jako vedlejší administrativní činnost – až do momentu, kdy vaši firmu navštíví softwarový audit.

    Licenční management (SAM – Software Asset Management) je klíčový pro každou organizaci, která používá více než pár počítačů. Nejde jen o dodržování pravidel, ale zejména o prevenci zbytečných výdajů, právních problémů a výpadků ve firemním provozu.

     

    V tomto článku se podíváme na:

    • co je licenční management a proč ho potřebujete,

    • jak evidovat software ve firmě krok za krokem,

    • jaké nástroje vám správu zjednoduší,

    • nejčastější chyby a jak se jim vyhnout.

     

    ✅ Co je licenční management?

    Licenční management (SAM) je proces plánování, evidence, kontroly a optimalizace používání softwarových licencí v rámci organizace. Jeho cílem je:

    • zajistit, že firma používá pouze legální software,

    • optimalizovat počet zakoupených licencí,

    • být připraven na softwarový audit,

    • snížit náklady na IT bez ztráty funkčnosti.

    💡 Firmy, které mají zavedený licenční management, mají nižší riziko pokut, lepší přehled o svém IT majetku a efektivnější IT oddělení.

     

    📋 Jak správně evidovat software ve firmě?

    1. Vytvořte centrální softwarový registr

    Založte si databázi nebo tabulku, kde budete evidovat:

    • název softwaru a jeho verzi,

    • typ licence (OEM, Retail, Volume, Subscription, druhotná),

    • počet zakoupených licencí,

    • datum nákupu a expirace (u předplatného),

    • číslo faktury / licenční prohlášení,

    • zařízení, na kterém je software nainstalován.

    📝 Můžete použít jednoduchý Excel, Google Sheet nebo specializovaný nástroj (viz níže).

     

    2. Sběr údajů o nainstalovaném softwaru

    Zmapujte všechna zařízení v síti:

    • počítače (notebooky, desktopy),

    • servery,

    • virtuální stroje.

    Zjistěte:

    • jaký software je nainstalován,

    • kolik instalací se v systému nachází,

    • zda počet instalací odpovídá počtu licencí.

    ✅ Nástroje jako ESET PROTECT, PDQ Inventory nebo Microsoft Intune umožňují tuto inventarizaci automatizovat.

     

    3. Zkontrolujte shodu s licenčními podmínkami

    Každý software má jiná licenční pravidla:

    • OEM – vázaná na hardware, není přenositelná

    • Retail – přenositelná mezi zařízeními

    • Volume – ideální pro větší počet zařízení, se správou

    • Předplatné – závislé na aktivním účtu

    • Druhotná licence – legální v EU, pokud je dodaná s dokumentací

    ❗ Příklad porušení: Pokud používáte Office Home & Student ve firmě, porušujete licenční podmínky – i když byl software řádně aktivován.

     

    4. Evidujte dokumentaci a faktury

    Každá licence by měla být podložena:

    • fakturou (s jasným popisem softwaru),

    • licenčním prohlášením (u druhotných licencí),

    • potvrzením o nákupu (u předplatných),

    • aktivačním klíčem nebo digitálním účtem.

    💡 Doporučuje se vytvořit digitální archiv všech licencí a faktur – ideálně na zabezpečeném cloudovém úložišti.

     

    5. Pravidelně aktualizujte seznam

    Doporučuje se jednou za kvartál zkontrolovat:

    • nové instalace,

    • změny zařízení (např. výměna PC),

    • počet aktivních licencí vs. počet zařízení.

    ➡️ Při každé změně (nový zaměstnanec, nové PC, výměna licencí) aktualizujte registr.

     

    🛠️ Nástroje pro licenční management

    ✅ ESET PROTECT Cloud

    • Bezpečnostní nástroj s funkcí inventarizace softwaru

    • Upozornění na neautorizované aplikace

    • Centrální správa všech zařízení

    ✅ Microsoft Intune

    • Řízení zařízení a softwaru z cloudu

    • Propojení s Microsoft 365 a Azure AD

    • Možnost vzdálené instalace a aktualizací

    ✅ PDQ Inventory + PDQ Deploy

    • Rychlá inventarizace softwaru

    • Automatizované nasazení a odinstalace aplikací

    • Lokální řešení vhodné pro Windows prostředí

    ✅ ManageEngine Endpoint Central

    • Komplexní správa softwarových aktiv

    • Patch management, deployment, compliance

    📌 Klíčová slova: nástroje pro správu licencí, automatizace licenčního managementu, ESET PROTECT pro firmy

     

    ❌ Nejčastější chyby v licenčním managementu

    1. ❌ Nákup levných licencí z pochybných zdrojů

    • Bez faktury, bez dokumentace = neauditovatelné

    2. ❌ Sdílení jedné licence mezi více zařízení

    • Zejména u produktů Office nebo Adobe – licenční porušení

    3. ❌ Chybějící evidence nebo neaktuální údaje

    • V případě auditu nemáte jak prokázat legálnost

    4. ❌ Ignorování konce platnosti předplatného

    • Předplatné skončí, software přestane fungovat = výpadek práce

     

    🧠 Tipy pro správný licenční management

    ✔️ Přiřazujte licence konkrétním zaměstnancům nebo zařízením✔️ Používejte standardizovaný software napříč firmou✔️ Zvažte druhotné licence – legální, levné a auditovatelné✔️ Mějte jednoho zodpovědného správce licenčního systému✔️ Jednou ročně proveďte interní licenční audit

     

    💬 Reálné zkušenosti firem

    🔹 Společnost A měla zmatek v licenčních typech – po zavedení softwarového registru v Google Sheets a inventarizaci přes ESET PROTECT získala plnou kontrolu nad 50 PC.

    🔹 IT firma B využívá Microsoft Intune pro správu všech zařízení, včetně licenčních pravidel – výsledek: 0 problémů při auditu Microsoftu.

    🔹 Marketingové studio C přešlo na druhotné Office 2021 Pro Plus licence a ušetřilo 60 % oproti novým, přičemž má dokumentaci pro audit.

     

    🔚 Závěr: Licenční management se vám vrátí v klidu i v penězích

    Správně zavedený a udržovaný licenční management znamená:

    • žádné pokuty ani právní rizika,

    • přehled o tom, co vaše firma používá a platí,

    • možnost optimalizovat náklady a vyhnout se zbytečným licencím,

    • připravenost na jakýkoli audit.

     

    ❓ Potřebujete poradit s výběrem softwaru nebo máte otázky ohledně aktivace?
    Kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme.

    👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.

     

    📚 Související články

     

    🔎 Mohlo by vás také zajímat