Softwarové licence jsou nutností pro každou firmu – od malého účetnictví až po mezinárodní společnost. Mnoho podniků však zbytečně přeplácí, používá nevhodné edice nebo netuší, že existují legální alternativy, které mohou ušetřit tisíce až desetitisíce korun ročně.
V tomto průvodci uvidíte:
-
jak postupovat při optimalizaci licencí,
-
jaké licence zvolit podle velikosti a typu podnikání,
-
a jaké chyby stojí firmy nejvíc peněz.
✅ Co je optimalizace licencí
-
mít v používání jen to, co skutečně potřebujete,
-
neplatit za funkce, které nevyužíváte,
-
minimalizovat duplicity,
-
a zároveň zůstat legální, auditovatelný a bezpečný.
➡️ Výsledkem je nižší IT rozpočet, jednodušší správa a klid při auditu.
🔍 Nejčastější chyby, které stojí peníze
-
Předplatná tam, kde stačí trvalá licence.
-
Nákup OEM licencí bez vědomí jejich vazby na hardware.
-
Neaktuální softwarový registr – nikdo netuší, co kde běží.
-
Platby za nepoužívaná předplatná (automatické obnovování).
-
Chaotická směs verzí bez standardu (2013/2016/2019/2021).
💡 Jak optimalizovat licence – krok za krokem
1) 📋 Zmapujte současný stav
Založte jednoduchý softwarový registr se sloupci: název produktu, počet licencí, typ (OEM/Retail/Volume/předplatné), datum nákupu a expirace, zodpovědná osoba.
✅ Odhalíte nevyužité licence, duplicity i rizikové instalace.
2) 🔄 Zvažte výměnu předplatného za trvalé licence
Příklad: Microsoft 365 Business Standard ≈ 243 Kč/měs. = 2 916 Kč/rok → za 3 roky 8 748 Kč / uživatel. Naproti tomu Office 2021 Pro Plus (trvalá licence) lze pořídit od 1 944–3 645 Kč (včetně druhotných licencí).
➡️ Úspora 4 860–6 804 Kč na uživatele / 3 roky. U 20 lidí = až 121 500–145 800 Kč.
👉 Pokud nepotřebujete Teams, OneDrive či sdílený cloud, je trvalá licence logičtější a levnější.
3) ♻️ Využijte legální druhotné licence
Druhotné (použité) licence jsou v EU legální (rozsudek C-128/11). Musí být řádně nabyté v EU, deaktivované u původního majitele a doložené fakturou + licenčním prohlášením.
-
cena nižší o 50–80 %,
-
plná funkčnost a auditovatelnost,
-
ideální pro Windows, Office, Volume licence.
👉 Příklad: Office 2021 Pro Plus za 1 944 Kč místo 5 346 Kč. Při 30 kusech = úspora 102 060 Kč.
4) ⚙️ Sjednoťte prostředí
Mix různých verzí zvyšuje náklady a poruchovost. Zvolte jednu edici (např. Office 2021 Standard) a držte se jí (ideálně Volume / druhotná).
5) ⛔ Zrušte zbytečná předplatná a hlídejte auto-renew
Měsíčně kontrolujte fakturaci M365, Adobe CC, AV balíků a cloudových úložišť. Zastavte automatické obnovy u nástrojů, které nikdo nepoužívá.
6) 🧾 Mějte v pořádku dokumentaci
-
faktura se správným názvem produktu,
-
licenční prohlášení (u druhotných licencí),
-
podmínky použití (EULA).
➡️ Pomůže při auditu, při řešení aktivací i při účetní evidenci.
📦 OEM, Retail, Volume, Druhotná – co zvolit?
| Typ licence | Popis | Přenosnost | Vhodné pro |
|---|---|---|---|
| OEM | Vázaná na konkrétní hardware | ❌ | PC/notebooky bez častých výměn |
| Retail (BOX) | Přenositelná mezi zařízeními | ✅ | Menší firmy, domácnosti |
| Volume | Hromadné licence, centrální správa | ✅ | Střední a velké firmy |
| Druhotná | Použitá, ale legální licence v EU | ✅ | Všechny velikosti – při nákupu u ověřeného prodejce |
🧠 Proč se optimalizace vyplatí
✔️ Nižší měsíční výdaje
✔️ Méně zbytečných licencí a chaosu
✔️ Lepší přehled a kontrola
✔️ Připravenost na audit
✔️ Jednotné IT prostředí = méně problémů
✔️ Úspora až desetitisíce korun ročně
💬 Příklady z praxe
🔹 Firma A (25 uživatelů) platila 72 900 Kč/rok za M365. Po přechodu na Office 2021 (druhotné) jednorázově 48 600 Kč a 3 roky bez dalších plateb → úspora 170 000+ Kč.
🔹 Účetní kancelář B nahradila OEM Windows licencemi Retail kvůli častým výměnám hardwaru – už nepřichází o licence.
🔹 Střední škola C pořídila 50 druhotných Office 2019 Standard – proti M365 šetří ~65 % ročně.
🔚 Závěr: Méně licencí, více přehledu, nižší náklady
Optimalizace není šetření za každou cenu, ale nákup toho, co skutečně potřebujete. Správně nastavený licenční model sníží náklady, zachová legalitu i auditovatelnost a zjednoduší správu.
❓ Potřebujete poradit s výběrem nebo aktivací? Kontaktujte nás – rádi pomůžeme.
👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.
📚 Související články
- Základní software pro novou firmu – co potřebujete hned od začátku
- Jak vybrat bezpečnostní software pro firmu?
- Nejlepší software pro malé firmy – Windows, Office a bezpečnostní řešení, která se vyplatí