Jak zajistit audit softwaru v souladu s GDPR a ISO normami

Myslíte si, že mít „nějaký software“ ve firmě stačí?
Ne, pokud nechcete riskovat pokuty, právní problémy nebo poškození důvěry u klientů.
Správná správa softwaru, legální licence a připravenost na audit jsou dnes základem každého odpovědného podnikání.

V tomto článku se podíváme na:

• co znamená audit softwaru v kontextu GDPR a ISO 27001,

• jak se na něj připravit,

• a jak vám v tom může pomoci druhotný software a správná evidence.

💡 Proč je softwarový audit důležitý?

Softwarový audit je proces, při kterém se ověřuje:

• jaký software máte nainstalovaný,

• zda je legálně licencovaný,

• a zda odpovídá platným normám a regulacím.

V současnosti je stále častější v souvislosti s:

• GDPR (Nařízení EU o ochraně osobních údajů),

• ISO 27001 (Systém řízení informační bezpečnosti),

• kontrolami ze strany softwarových výrobců (např. Microsoft, Adobe).

👉 Pokud nejste připraveni, hrozí vám:

• ❌ pokuta za používání nelegálního softwaru,

• ❌ ztráta certifikace ISO,

• ❌ reputační škody při porušení GDPR.

🧩 1. Software a GDPR – co má společného?

Možná se ptáte: „Co má licence Windowsu nebo Office s ochranou údajů?“
Odpověď: hodně.

GDPR vyžaduje, aby organizace:

• měly pod kontrolou všechny systémy, které zpracovávají osobní údaje,

• zajistily, že software neohrožuje důvěrnost nebo integritu údajů,

• dokázaly, že používají legitimní a bezpečné IT nástroje.

Nelegální nebo neauditovatelný software:

• ❌ nemusí mít aktualizace a bezpečnostní záplaty,

• ❌ může obsahovat neznámý kód nebo „cracky“,

• ❌ znemožňuje splnit požadavky GDPR v článku 32 (bezpečnost zpracování údajů).

🛡️ 2. ISO 27001 a evidence softwaru

Pokud vaše firma chce nebo už má certifikaci ISO/IEC 27001, musí mít:

• přesný seznam aktiv (včetně softwaru),

• dokumentaci licenčních oprávnění,

• procesy pro kontrolu softwarových změn a interní audity.

Co musíte mít připravené:

• 📄 seznam veškerého softwaru nainstalovaného na firemních zařízeních,

• 📂 faktury nebo licenční prohlášení,

• ✅ důkaz o legálním původu (zejména u druhotných licencí),

• 🛠️ proces kontroly při změně hardwaru nebo reinstalaci.

💡 ISO auditoři budou vyžadovat důkaz o shodě se softwarovými požadavky – zejména u systémů, které zpracovávají nebo uchovávají osobní či firemní údaje.

📋 3. Jak připravit firmu na softwarový audit?

Krok 1: Zmapujte softwarové prostředí

• Sepište veškerý software používaný v organizaci (OS, Office, PDF editory, bezpečnostní software, specializované nástroje...).

• Zaznamenejte verzi, typ licence a zařízení, kde je nainstalovaný.

Krok 2: Zkontrolujte licence

• Rozlišujte mezi OEM, Retail, Volume a předplatným.

• Uložte všechny faktury, kopie licencí a certifikáty.

• U druhotných licencí vždy žádejte licenční prohlášení o původu.

Krok 3: Zaveďte softwarovou politiku

• Zakázat instalaci softwaru bez schválení.

• Uveďte jasná pravidla pro aktualizace, obnovy, přenosy licencí.

Krok 4: Automatizujte sledování

Používejte software pro správu licencí, který:

• sleduje instalace v reálném čase,

• upozorní na nelegální nebo neautorizovaný software,

• umožňuje exportovat podklady pro audit.

♻️ 4. Mohu při GDPR/ISO použít druhotný software?

Ano. Druhotné licence jsou plně legální, pokud:

• jsou původně získané v EU (nebo EHP),

• jsou trvale deaktivované u původního uživatele,

• jsou doprovázené fakturou a prohlášením o původu.

💡 V rozsudku C-128/11 Soudní dvůr EU jasně potvrdil, že další prodej použitého softwaru je legální a že licence se vyčerpá při prvním prodeji – tedy uživatel ji může dále prodat.

Výhody druhotného softwaru v souladu s GDPR/ISO:

• ✅ levnější o 50–80 %

• ✅ auditovatelný při správné dokumentaci

• ✅ plná funkčnost i podpora

🧾 5. Příklady dokumentace, kterou potřebujete

Pro každý software ve vaší firmě byste měli mít:

🔍 6. Nejčastější chyby při softwarovém auditu

❌ Chybějící dokumentace k licenci
❌ Použití nelegálního nebo cracknutého softwaru
❌ Míchání OEM a Retail licencí na více zařízeních
❌ Předplatné bez jasné evidence uživatelů
❌ Software nainstalovaný mimo rozsah licence

💡 TIP: Před auditem si udělejte vlastní interní „mini-audit“ s kontrolním seznamem.

📊 7. Výhody správného auditu softwaru

✔️ Snížení rizika sankcí a právních problémů
✔️ Vyšší důvěryhodnost vůči partnerům a zákazníkům
✔️ Jednodušší ISO audit
✔️ Možnost získat granty (např. u neziskovek)
✔️ Úspora nákladů díky optimalizaci softwaru

🧠 Závěr: Odpovědná firma má software pod kontrolou

Pokud chcete být v souladu s GDPR, ISO a připraveni na audit:

• nepodceňujte licencování,

• evidujte vše transparentně,

• využívejte i cenově výhodná, ale legální řešení jako druhotný software.

➡️ Software je aktivum – a správná správa aktiv je základ každého moderního byznysu.

❓ Potřebujete poradit s výběrem softwaru nebo máte otázky ohledně aktivace?
Kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme.

👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.

📚 Související články

• Faktura a smluvní podmínky – co musí obsahovat legální prodej softwaru
• Je druhotný software legální pro firmy?
• Licenční smlouva ve firmě – co obsahuje, proč je důležitá a čeho si všímat

🔎 Mohlo by vás také zajímat

• Prodej použitého softwaru v EU – co dovoluje zákon a co ne
• Jak obnovit systém po nepovedené aktualizaci Windows
• Porovnání s konkurencí – co děláme jinak a proč nám zákazníci dávají přednost