Licenční smlouva ve firmě – Co obsahuje, proč je důležitá a čeho si všímat

Když ve firmě nainstalujete nový software, je to víc než jen „kliknout na instalaci“. Každý software má svá pravidla – a ta se řídí licenční smlouvou. A právě tady ve firmách vznikají nejčastější chyby.

❗Používat software bez znalosti licenčních podmínek může mít za následek:

• pokuty při auditu,

• nefunkční software při přesunu,

• nebo dokonce porušení autorského zákona.

V tomto článku se podíváme na to:

• co je to licenční smlouva,

• jaké jsou nejčastější typy licencí ve firmě,

• jak si ověřit, zda software používáte legálně,

• a jak může správně nastavená smlouva chránit vaši firmu.

🧾 Co je licenční smlouva?

Licenční smlouva je právní dohoda mezi autorem softwaru (např. Microsoft) a uživatelem (např. vaše firma), která:

• uděluje právo používat software za určitých podmínek,

• definuje, na kolika zařízeních a kdo smí software používat,

• stanovuje omezení (např. zákaz úprav, kopírování, přenášení).

Licenční smlouva není totéž co koupě. U softwaru obvykle nekupujete vlastnictví, ale jen právo jej používat.

🖥️ 1. Nejčastější typy softwarových licencí ve firmě

OEM licence

• 🧩 Dodávaná s hardwarem (např. notebook s Windows 11 OEM).

• Vázaná na jedno zařízení – nepřenosná.

• Nevhodná pro firmy, které plánují výměnu nebo modernizaci.

Retail (BOX) licence

• 🛒 Koupená samostatně v krabici nebo online.

• Přenosná mezi zařízeními, pokud je deaktivovaná na starém.

• Vhodná pro menší firmy, které chtějí flexibilitu.

Volume licence (multilicence)

• 👥 Umožňuje aktivovat software na více zařízeních.

• Určená pro firmy, školy nebo organizace s větším počtem PC.

• Vyžaduje smluvní dokumentaci a často centralizovanou správu.

Předplatné (např. Microsoft 365)

• 💳 Měsíční nebo roční platby.

• Přístup k nejnovějším verzím, cloudovým službám, online úložišti.

• Licence je často vázána na konkrétního uživatele (jméno/e-mail).

Druhotná licence (second-hand software)

• ♻️ Použitá, ale legálně dál prodávaná licence (např. Office 2019, Windows 10 Pro).

• Cenově výhodné řešení pro firmy.

• Nutná faktura a prohlášení o původu.

⚖️ 2. Právní minimum: Proč je licenční smlouva důležitá

Pokud používáte software bez platné nebo porušené licenční smlouvy, můžete porušit:

• Zákon č. 185/2015 Z. z. o autorském právu,

• licenční podmínky stanovené výrobcem,

• nebo pravidla ochrany údajů (např. GDPR, ISO 27001).

Při auditu se kontroluje:

• ❌ nelegální kopie,

• ❌ neautorizované instalace na více PC, než dovoluje licence,

• ❌ nedostatečná dokumentace.

💡 Řešení: Každou licenci mějte doloženou fakturou a podmínkami použití.

📋 3. Co musí firma evidovat?

Abyste měli v případě auditu „čistý stůl“, doporučujeme vést:

💡 4. Nejčastější chyby firem při licencování

1. Sdílení jedné licence na více zařízeních
   ➡️ Zejména u Office nebo antivirů s omezeným počtem aktivací.

2. Kombinování různých typů licencí v jedné síti
   ➡️ Např. OEM a Volume v rámci jednoho doménového prostředí.

3. Neexistující nebo neúplné smlouvy a faktury
   ➡️ Problém u druhotných licencí nebo starších nákupů.

4. Nevědomost, kdo je vlastně oprávněn licenci používat
   ➡️ U předplatných může být licence vázána na konkrétního uživatele.

📌 5. Jak ověřit, že licence je legální?

✅ Máte fakturu se správným názvem produktu.
✅ Umíte dohledat, kde je licence nainstalovaná.
✅ Máte přístup ke smlouvě nebo EULA (End User License Agreement).
✅ U druhotného softwaru máte prohlášení o původu a deaktivaci.
✅ Licence není aktivovaná na více zařízeních, než dovoluje smlouva.

🧠 6. Jak nastavit smluvní podmínky ve firmě?

Doporučujeme zavést interní dokument – Licenční politiku, která definuje:

• kdo je zodpovědný za nákup a evidenci softwaru,

• jak se řeší přesuny licencí mezi zařízeními,

• jak často se provádí interní audit licencí,

• které typy licencí jsou schválené (např. „firma používá pouze Retail/Volume“),

• jak se vyřizují požadavky na nový software.

💬 Zjednodušeně: Vytvořte si pořádek a pravidla – a vše bude fungovat legálně a efektivně.

♻️ 7. Výhody druhotných licencí z pohledu smlouvy

Druhotné licence (např. Office 2016, Windows 10 Pro) jsou mezi firmami stále populárnější, zejména díky:

• ✅ výrazně nižší ceně (úspora 50–80 %),

• ✅ plné funkčnosti a možnosti auditu,

• ✅ legálnímu rámci dle rozsudku C-128/11 Soudního dvora EU.

👉 Důležité je ale mít:

• fakturu s uvedeným produktem,

• prohlášení o původu a původní deaktivaci,

• jasně určený počet licencí a právo je používat.

🔚 Závěr: Licenční smlouva není formalita, ale ochrana

Legální a efektivně spravovaný software není jen o IT – je to strategické rozhodnutí, které ovlivňuje:

• bezpečnost údajů,

• právní odpovědnost firmy,

• a často i vaše náklady.

Ať už používáte Microsoft Office, Windows, Adobe, ESET nebo jakýkoli jiný software, vždy si ověřte:

• typ licence,

• její použití dle smlouvy,

• a veškeré dokumenty, které k ní patří.

❓ Potřebujete poradit s výběrem softwaru nebo máte otázky ohledně aktivace?
Kontaktujte nás – rádi vám pomůžeme.

👉 Podívejte se na naši nabídku druhotných licencí a ušetřete až 80 % bez kompromisů.

📚 Související články

• Jak zajistit audit softwaru v souladu s GDPR a ISO normami
• Je druhotný software legální pro firmy?
• Smluvní vzory pro B2B prodej softwaru – co doporučujeme a na co si dát pozor

🔎 Mohlo by vás také zajímat

• Office 2013 – řešení nejčastějších problémů při instalaci a aktivaci
• ESET Smart Security Premium v praxi – zkušenosti a hodnocení reálného provozu
• Náš závazek zákazníkům – transparentní prodej a poctivé softwarové licence